DOCUMENTOS CONTABLES
Los documentos contables Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.
a) Cheque: Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
El cheque es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
b) Letra de cambio: La letra de cambio es un título de crédito de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen. La letra de cambio nace a finales de la Edad Media, con la necesidad del comercio monetario y su acumulación ilimitada en contra de la renta feudal.
c) Pagare: Un pagaré es un documento contable que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada suscriptora), de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiario o tenedor), una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré". La diferencia entre la letra y el pagaré es que el pagaré es emitido por el mismo que contrae el préstamo.
d) Factura cambiaría: La factura cambiaría de compraventa es otra clase de título valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un servicio, al comprador o beneficiario del servicio, en la cual está estipulado el valor que el comprador debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho pago.
La factura cambiaría debe contener los siguientes requisitos según lo establecido en el artículo 774 del código de comercio:
· Fecha de vencimiento, si se omite este requisito, el código de comercio llena este vacío diciendo que se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta (30) días siguientes a los de sus emisión.
· Fecha de recibo de la factura, también debe indicarse el nombre, identificación o firma de quien sea el indicado de recibirla.
· El vendedor debe dejar constancia en el original de la factura, el precio del servicio prestado y las condiciones de pago.
e) C.D.T: Los CDT o Certificados de Depósito a Término son títulos valor que emite un banco, corporación financiera o compañía de financiamiento comercial a un cliente que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de constituir dicho CDT. Hay que saber que en cada banco nos pueden pedir un monto mínimo de capital para constituir el CDT y también que estos depósitos se hacen a un término fijo, mínimo de 30 días, aunque comúnmente se hacen a 60, 90, 180 Y 360 días.
Así pues, los fondos depositados en un CDT solo se pueden retirar una vez vence la duración establecida, mientras que los intereses pueden pagarse al vencimiento o en pagos periódicos durante la vigencia de la inversión. La tasa de interés que ofrecen los CDT está determinada por el monto, el plazo y las condiciones del mercado al momento de constituirlo. Normalmente a mayor monto y plazo, la tasa de interés es mayor. Los rendimientos generados por los intereses están sujetos a retención en la fuente del 7% deducible de su declaración de renta.
f) Bonos: Los bonos son instrumentos financieros de deuda utilizados tanto por entidades privadas como por entidades de gobierno. El bono es una de las formas de materializarse los títulos de deuda, de renta fija o variable. Pueden ser emitidos por una institución pública (un Estado, un gobierno regional o un municipio) o por una institución privada (empresa industrial, comercial o de servicios). También pueden ser emitidos por una institución supranacional (Banco Europeo de Inversiones, Corporación Andina de Fomento, etc.), con el objetivo de obtener fondos directamente de los mercados financieros. Son títulos normalmente colocados a nombre del portador y que suelen ser negociados en un mercado o bolsa de valores. El emisor se compromete a devolver el capital principal junto con los intereses, también llamados cupón.
g) Documentos no contables
h) Cotización: La cotización es: Es la acción o efecto de cotizar, algo, algunas, muchas o pocas cosas:
· Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Por ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez litros de pintura y tres kilos de cal”, “Ayer hablé con Lautaro para que me pase la cotización pero aún no recibí nada”, “La cotización del servicio me dejó sin palabras”.
· Más específicamente, cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil o de una divisa. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título y también puede estar regulada por el Estado: “El gobierno no dejará que la cotización del dólar supere los cinco pesos”, “El contador está preocupado por la pobre cotización de los títulos de la empresa”, “Si la cotización de las acciones sigue subiendo, nos haremos millonarios o si bajan, nos arruinaremos”.
i) Pedido: Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
CONSTA DE:
· MEMBRETE
· NOMBRE DEL DOCUMENTO: pedido
· NÚMERO CONSECUTIVO
· NOMBRE DEL CLIENTE: persona natural o jurídica a quien se envía la cotización y el pedido. Este contiene razón social o nombres completos, dirección completa, teléfono, pagina web, etc.
· FECHA DE PEDIDO
· FORMA DE ENTREGA O PEDIDO
· NOMBRE DEL VENDEDOR
· FORMA DE PAGO
· DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO: Cantidad, referencia, valor unitario, valor total, debo coincidir con la descripción del producto de la cotización.
· FIRMAS: del cliente o comprador y del vendedor.
j) Remisión: Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra. Es importante destacar que no tiene el mismo valor que una factura, si no que actúa como un comprobante de que los artículos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un documento que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, sólo puede tener validez cuando la parte que recibe la mercadería firma en conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega.
Documentos de soporte de contabilidad
Son aquellos documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
Las principales cuentas de soporte son:
· Recibos de Caja
· Recibos de Consignación Bancaria
· Comprobantes de Depósito y retiro de cuentas de ahorro
· Factura de compra venta
· Comprobante de Venta con tarjeta de crédito
· Comprobantes de Egreso (Cheque – Efectivo)
· Letra de Cambio
· Pagaré
· Nota Débito
· Nota Crédito
· Retiro de Caja Menor
· Reembolso de Caja Menor
· Nota de Contabilidad
· Comprobante de Diario de Contabilidad
Documento
a) Cartas:
El objetivo de este documento es informar y persuadir al destinatario.
Este documento será elaborado teniendo en cuenta las normas ICONTEC y GTC 185 y basadnos en las normas de nuestra compañía.
Los parámetros son:
· Según las normas estandarizadas las márgenes para este documento siempre deben ir iguales: superior 4cm izquierdo 4cm derecho 3cm e inferior 3cm
· Siempre debe ir con el logo o membrete de la empresa
· Usar la información de manera respetuosa
· Distribuir el texto según las normas estandarizadas en hoja tamaño carta.
· Debe usarse única y exclusivamente para manejo de la organización.
· No se debe utilizar para bienes personales.
b) MEMORANDOS:
El objeto de este comunicado es transmitir información a las diferentes dependencias y áreas locales dependiendo las líneas de jerarquización de la organización.
o Se deben redactar en forma clara breve, sencilla, directa y de modo impersonal.
o se debe tratar un solo tema por memorando
o Se utiliza para informar un hecho brevemente , aclarar alguna situación, dar respuesta a alguna comunicación recibida,, hacer llamados de atención entre otros.
c) Circulantes:
El objetivo principal de las circulares es dar a conocer información general, son de carácter interno se utilizan para informar norma, lineamientos, políticas. Las circulares externas informan nuevos productos servicios y reglas de negocios.
· Las circulares tratan un solo tema
· Se emplean con respeto y cortesía
· Por lo regular las circulares se dirigen a un grupo determinado de personas.
· Las cartas circulares son personales.
d) Actas:
Expresan lo tratado en una reunión o en una situación determinada las actas deben llevar los nombres de todas las personas que participan en la reunión o junta.
o se debe aclarar si es ordinaria o extraordinaria la reunión o junta.
o se redactan en forma pasada excepto las actas de descargo.
o Cuando se efectúan votaciones se hace conteo y se deja registrado todo lo sucedido.
o Se utilizan como registro de todo lo acontecido o acordado en la reunión o acontecimiento.
Gracias por su atencion.
Hecho por: Anderson Ortiz Mejia
